Azienda:
Ente culturale - Pubblica Amministrazione
Descrizione:
La figura richiesta dovrà svolgere la propria attività, dal lunedì al venerdì, presso gli uffici dell’ente culturale nella fascia oraria compresa tra le 9:00 e le 17, per un numero complessivo di ore settimanali pari a 30 (6 ore al giorno).
L’Addetto alla Segreteria di Direzione dovrà gestire i flussi informativi in entrata ed in uscita, la registrazione, protocollazione ed archiviazione dei documenti, la redazione di testi e l’organizzazione di riunioni e trasferte del direttore. Inoltre, si occuperà di supportare la direzione nell’organizzazione della documentazione di volta in volta richiesta e di gestire il flusso di comunicazioni in entrate ed in uscita. La figura svolgerà lavori che comportano una specifica ed adeguata capacità professionale acquisita mediante approfondita preparazione teorico e tecnico – pratica comunque conseguita.
Le competenze richieste sono:
1.
Essere in grado di gestire le comunicazioni in entrata ed uscita (posta, telefono, sistema di gestione documentale).
Per metter in atto la competenza occorre sapere come:
- acquisire, registrare, protocollare e smistare la corrispondenza (posta elettronica PEO, PEC e corrispondenza cartacea); in entrata ed in uscita attraverso il sistema di gestione documentale utilizzato dall’ufficio della struttura committente;
- individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed
archiviazione dei documenti d’ufficio;
- distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata ed uscita per lo smistamento agli uffici competenti;
- gestire la comunicazione telefonica in entrata ed in uscita attraverso la comprensione della richiesta del chiamante ed, eventualmente, reindirizzando la chiamata in modo corretto all’ufficio competente utilizzando la specifica strumentazione; gestire più telefonate in contemporanea.
di protocollazione documenti attraverso l’utilizzo di sistemi di protocollo.
2. Essere in grado di redigere comunicazioni e atti nel settore della Pubblica Amministrazione
Per metter in atto la competenza occorre sapere come:
- redigere comunicazioni formali;
- redigere verbali;
- portare la documentazione alla firma della direzione ed inviarle;
- redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici;
- garantire la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti;
- applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d’uso comune.
3. Essere in grado di organizzare riunioni di lavoro e/o trasferte del direttore
Per metter in atto la competenza occorre sapere come:
- predisporre ed aggiornare il calendario on line degli appuntamenti;
- predisporre i supporti organizzativi per la realizzazione di riunioni on line ed in presenza della direzione e del personale funzionario;
- individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni di lavoro;
- definire ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni on line ed in presenza in collaborazione con il responsabile informatico;
- gestire ed organizzare l’agenda della direzione e le trasferte (prenotazioni voli/treni, alberghi).
Conoscenze richieste:
- buone capacità organizzative;
- utilizzo principali prodotti di office automation;
- conoscenza della lingua inglese (capacità di parlare in maniera fluente, combinata con la capacità di capire senza sforzo);
- preferibilmente conoscenza anche di altra lingua straniera.
Abilità richieste:
- applicare tecniche di pianificazione delle attività;
- utilizzare sistemi di navigazione Internet;
- utilizzare strumentazione a supporto dell’attività d’ufficio;
- utilizzare software posta elettronica (Outlook o analoghi);
- applicare tecniche di predisposizione mailing-list.
La figura richiesta verrà in quadrata in ottemperamento a quanto previsto dall’art. 56, comma 3 del CCNL Funzioni Centrali tutt’ora in applicazione ad un livello corrispondente ad un assistente amministrativo ex Seconda Area Ministero della Cultura.
Requisiti:
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